數位資產管理(二)

電腦和手機裡常見常用的資料(數位資訊)，如果是以檔案形式存在，例如：文件檔案、照片、影片等，通常是需要做一定程度的備份保全，除非沒有什麼重要性，看過即刪那種，就不需要操心。如何開始進行備份？筆者將需求性分成兩大類說明。

養成備份前的分類整理習慣

如果您的資料量不大，也沒有很複雜的類別區分，一般生活上的檔案，分成一般性文件檔案類型、照片和影片和音樂、收據與重要資料類型資料等三種分類區隔開，再進行備份。養成一個習慣，不管是在手機或電腦裡，一定要先做這三大類資料的區隔存放，不要隨便亂放，有時還會找不到想要的資料。早期在電腦386時代，筆者在補習班教課時，發現絕大部分的學生，習慣把檔案存放在桌面上，又沒有定期整理的習慣，久了之後，電腦桌面一大堆東西，非常雜亂，可以想像電腦桌面就是您的書桌，擺了一大堆書本雜物等等，要找東西可能會很辛苦。所以，分類整理的習慣是備份的前置作業，您可別以為只要把一堆資料直接備份就好了，這牽涉到未來量增加，會讓備份工作更複雜，就算是現在有不錯的備份軟體，但是軟體還是需要操作者做好定義，才會依定義幫您進行比對和備份。主圖是以滴落咖啡作為禪繞畫動機的記錄，呼應主題備份的概念，資料都是一點一滴慢慢累積而成，重視備份，才能保有初衷。

初步分類整理

在確定這三大類型資料後，我們可以用文件夾結構型式，用三個文件夾分別存放您的資料。這三個結構根目錄是一定不能再任意變動。在這根目錄(針對資料整理的層級而言)之下，您可以依自己的習慣，依日期再分成第二層的文件夾分別放置，或是依子類型的方式分開存放。以筆者自己的經驗，一般性文件檔案類型，會依使用對象或標的做為區分的依據，例如學校(再分不同學校)、家庭使用、個人使用、通盤性教學資料等幾種子類為主，分別把這類屬性的文件資料移動到切確的文件夾下，在此操作要小心一點，選擇的檔案移動後，要再確認一次，有人更小心，是採用複製方式，等複製過去，確認無誤，再把原位置的檔案刪除。但筆者不建議這麼做，因為您入須確認兩次，量不大時， 直接移動會比較容易。當然，這也得依您的想法決定要那一種方式操作。

照片和影片和音樂可合稱為影音資料，如果數量不大，子類第二層只要分成照片、影片、音樂三個文件夾即可，筆者因為這類檔案數量很大，還有分成不同應用和創作等，會分得更細更多，但一般只要分成這三種就夠了。在這第二層下面，如果您還想再細分，以照片為例，筆者會採用拍攝或創作的年月份為一般分類依據，如果是專案拍攝或是外出旅遊，會用另外的一個文件夾，做為分類存放路徑。影片方面，如果您只是收集別人的影片，兼有部分是自己拍攝，就分成兩種類型存放。筆者的影片創作也不少，是採創作專案名稱或客戶對象等區別，所以，第二層的分類，得看個人的習性而定。下圖是筆者目前照片類的分類整理，早期2016以前的已經轉換成更類別存放，2017之後，還有部分未分類，暫存在各年份文件夾。最後的sync文件夾是同步備份軟體的註記，未來再介紹這個備份軟體。

收據和重要資料這一類，或許您會覺得不需要，只要併入一般性文件即可，但筆者建議分開是因為極有可能這類資料是屬於私密性、重要證據等，其至可能需要鎖上密碼。例如：一般的收據，不管是拍照存證或是數位檔案，不要和一般性文件混在一起。有時候，您會需要進行畫面擷圖當證據，也可以歸在這一類存放。有時候需要提供證件的照片，除了記得壓上註記和日期，在存放時一定要歸到這一類。有人說，提供過後直接刪除就好了，筆者習慣是會留下當記錄，才會知道有提供給誰。例如上圖的/Primaries(家內用)/就是這類的照片。